Alles over rittenregistratie

Wat is rittenregistratie?

Rittenregistratie is een manier voor ondernemers om voor de Belastingdienst bij te houden hoeveel kilometers ze privé rijden met een bedrijfsauto. Rijdt niet meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé, anders krijg je te maken met bijtelling. Het is noodzakelijk om deze gegevens goed bij te houden en te melden aan de Belastingdienst. Als je meer dan 500 kilometer per jaar rijdt, is het belangrijk dat je dit meldt voordat je dit limiet hebt bereikt. Deze informatie moet je vervolgens zeven jaar lang bewaren in je administratie. Het hebben van een gedetailleerde rittenregistratie stelt je in staat om aan te tonen dat je jaarlijks niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met de bedrijfsauto.

Wil je meer weten over hoe rittenregistratie samengaat met zowel zakelijke als private lease? Op onze pagina over kies je als ZZP’er voor private of zakelijke lease vind je relevante inzichten.

Dit moet je melden bij een rittenregistratie

Het is een must dat je de rittenregistratie goed en volledig bijhoudt. Hieronder een opsommingen van wat je in de rittenregistratie moet vermelden:

• Het merk van de auto
• Type auto
• Kenteken van de auto
• De periode waarin je de auto hebt gebruikt
• Ritgegevens

Per rit vermeldt je het volgende:

• Datum
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Vertrek- en aankomstadres. Als je vanaf je werkadres naar een afspraak op een ander adres rijdt en dan terug, zijn dat 2 ritten
• De route die je hebt gereden, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
• Type rit: een privérit of een zakelijke rit
• De privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privé kilometers worden gereden

Wat als je geen rittenregistratie bijhoudt voor de Belastingdienst?

Als je rittenregistratie niet aan de gestelde eisen voldoet of als je helemaal geen rittenregistratie hebt bijgehouden, moet je de bijtelling voor privégebruik van de auto opnemen bij de autokosten van je bedrijf. Maar als je op een andere manier kunt bewijzen dat je in een jaar niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, hoef je niets bij te stellen.

Wat is bijtelling en hoeveel kost het?

Bijtelling is een term die wordt gebruikt om de fiscale waarde van het privégebruik van een zakelijke auto aan te duiden. Wanneer een werknemer of ondernemer een auto van de zaak ook privé gebruikt, wordt dit beschouwd als een vorm van inkomen. Dit 'voordeel' wordt belast door de overheid, en dat heet bijtelling.

De kosten die gepaard gaan met bijtelling kunnen aanzienlijk zijn en variëren afhankelijk van verschillende factoren, zoals de cataloguswaarde van de auto, de CO2-uitstoot en het belastingtarief. Op jaarbasis kan bijtelling oplopen tot honderden tot zelfs duizenden euro's extra belasting.

Het is belangrijk om te weten dat wanneer je minder dan 500 kilometer op jaarbasis privé rijdt in een zakelijke auto zonder een rittenregistratie bij te houden, je toch bijtelling moet betalen. Dit betekent dat zelfs bij beperkt privégebruik van de auto, de belastingdienst dit als een voordeel ziet waar belasting over geheven wordt. Je moet écht specifiek aantonen dat je de auto voornamelijk zakelijk hebt gebruikt

Hoe wordt bijtelling berekend?

De bijtelling voor jouw leaseauto wordt als volgt berekend: percentage bijtelling x cataloguswaarde (- eigen bijdrage). Stel, jouw leaseauto heeft een cataloguswaarde van € 30.000,- en een vast bijtellingspercentage van 22%.

Om de bijtelling te berekenen, vermenigvuldigen we het bijtellingspercentage met de cataloguswaarde van de auto:

22% van € 30.000 = € 6.600

Dit betekent dat voor deze auto het bedrag dat meetelt voor belastingdoeleinden € 6.600,- per jaar is. Dit wordt bij het inkomen opgeteld en belast volgens het geldende belastingtarief. Als er ook een eigen bijdragen van toepassing is en deze is bijvoorbeeld € 1.200,- dan is jouw uiteindelijke bijtelling € 6.600 - € 1.200 = € 5.400 bijtelling per jaar.

De hoogte van de bijtelling kan verschillen op basis van het bijtellingspercentage en de cataloguswaarde van de auto.

4 manieren om rittenregistratie bij te houden

Een nauwkeurige rittenregistratie is essentieel voor zakelijke autogebruikers om fiscale verplichtingen te beheren. Er zijn diverse manieren om dit te doen, elk met hun eigen voor- en nadelen.

Rittenregistratie met GPS

Rittenregistratie met een GPS kastje maakt gebruik van geavanceerde technologie om automatisch ritgegevens vast te leggen. GPS-systemen volgen de locatie en afgelegde afstanden. Dit biedt een nauwkeurige en geautomatiseerde registratie, maar vereist vaak specifieke apparatuur en kan privacykwesties oproepen.

Handmatige rittenregistratie

Een traditionele manier is handmatige rittenregistratie, waarbij je handmatig jouw ritten noteert in een logboek in je auto. Hoewel dit een eenvoudige methode is, kost het wel veel tijd en is het vatbaar voor fouten.

Rittenregistratie in een spreadsheet

Deze aanpak lijkt op handmatige rittenregistratie. Het enige verschil is dat je de ritten digitaal in Excel bijhoudt en niet in een boekje in de auto. Hierdoor wordt het makkelijker om de gegevens voor de Belastingdienst te bewaren. Maar net als bij handmatig bijhouden kost dit veel tijd.

Rittenregistratie met een app

Apps voor rittenregistratie bieden een gebruiksvriendelijke oplossing. Deze apps gebruiken de functionaliteit van smartphones om automatisch ritten vast te leggen en bieden vaak extra functies zoals rapportage en het categoriseren van ritten. Benieuwd naar welke apps handig zijn voor het bijhouden van je ritten? Je leest het in ons blog over de 10 beste rittenregistratie apps.

Wanneer moet je de rittenregistratie inleveren?

De Belastingdienst kan op elk moment een controle uitvoeren en vragen om je rittenregistratie in te zien. Zorg er daarom voor dat jouw rittenregistratie up-to-date blijft gedurende het jaar en bewaar deze minimaal 7 jaar (wettelijke vereiste periode). Zo voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst bij een eventuele controle.